Producciones que hacen historia, los trabajos del CENFORES

Un poco de contexto

Contar con la totalidad de las monografías que abarcan desde los años 1993 a 2017 y dan cuenta de la formación de los/as educadores/as sociales durante el lapso en el que la carrera transcurre en el ámbito del ex INAME-Escuela de Funcionarios, actual INAU-CENFORES, hasta su llegada al ámbito de la ANEP-CFE, posee una gran riqueza histórica. Ese material conforma el registro de antecedentes que hacen parte de esta formación, y son el punto de partida de futuras investigaciones que perpetúan con una visión renovada temas que se abordaron en otros momentos.

Desde el instituto se manifestó un gran interés en que ese fondo documental formara parte íntegra del acervo bibliográfico con el que la biblioteca cuenta actualmente, con la finalidad de brindar un acceso más dinámico, útil y cómodo a dicha documentación. Por tal motivo, en setiembre del año 2021 se iniciaron formalmente las primeras comunicaciones interinstitucionales entre las bibliotecas de IFES y CENFORES, con el objetivo de concretar ese cometido.

Donación de las monografías de egreso

En el marco de una cooperación interbibliotecaria, por medio de un acuerdo entre ambas instituciones educativas, se inició la tramitación correspondiente para la donación de las copias de los trabajos monográficos cuyos originales se encuentran archivados en el Centro de Documentación y Biblioteca del CENFORES. Este material es de carácter relevante y valioso por las temáticas que tratan, teniendo presente que de acuerdo al público objetivo tendrían mayor flujo de circulación y consultas en la biblioteca del IFES. 

Cooperar implica una conducta activa de las administraciones públicas involucradas, orientadas a la consecución de objetivos en común, respondiendo en este caso a una política de donación responsable y bien calificada, con el fin de no duplicar las colecciones, sino hacer foco en el desarrollo de las mismas, democratizando el acceso a la información y concentrando el material en un mismo lugar físico. Asimismo se trata de fortalecer vínculos para intercambiar ideas, servicios y conocimientos, resultando en una acción saludable para ambas instituciones tendiendo lazos de trabajo colaborativo para brindar un mejor servicio a la comunidad educativa. 

En noviembre del 2022, la Dirección General del INAU autoriza la donación, y posteriormente se coordina el traslado de la documentación física a las instalaciones de la biblioteca del IFES. El material donado consta de 513 copias en soporte papel de los trabajos originales, contenidos en 7 cajas de archivo. 

El camino recorrido

En marzo del 2023, desde la biblioteca y con el fin de satisfacer las necesidades de información de la comunidad educativa vinculadas al material donado, se realiza una solicitud de autorización al CENFORES para llevar a cabo y dentro de los parámetros de la legalidad, la digitalización de la documentación recibida en forma paulatina. 

Se explicitaron los siguientes motivos para tomar esa decisión: 

• Conservar y preservar los documentos físicos, migrando a un soporte más perdurable, que evite el detrioro o la pérdida del mismo a corto plazo. 

• Intercambiar el material digital con la institución de origen.

• Ampliar la visibilidad y promover una mayor democratización del acceso a la información.

Se aplico en este proceso la utilización de una Licencia Creative Commons: BY NC ND, siendo esta la más restrictiva puesto que permite a otras personas descargar y compartir las obras siempre y cuando den créditos al autor, pero no pueden modificarlas ni usarlas de forma comercial. 

Posteriormente las gestiones administrativas prosiguieron su curso, la comunicación entre las bibliotecas permitió hacer un seguimiento del tema planteado, la espera fue extensa y aún así el interés en llevar esta iniciativa a cabo se mantuvo intacta, convencidos de que ese era el camino correcto.  Para poner en práctica la digitalización fue preciso contar con equipamiento específico: un escáner de alta velocidad, que agilizaría la tarea. 

Finalmente, en octubre del 2023 mediante el Departamento de Tecnología Informática del CFE, se coordinó el préstamo del escáner procedente de la Oficina Reguladora de Trámites del consejo, el cual oficio como herramienta central de trabajo.  En abril de 2024 se hizo la devolución del equipo dando así por finalizado el proceso de migración del soporte papel al digital.

Actualmente la documentación se encuentra registrada en el Catálogo Público de Acceso Abierto (OPAC) de la biblioteca del IFES, y la solicitud para acceder al archivo digital correspondiente a cada trabajo monográfico se realiza mediante el correo electrónico.